Sebagai pemilik bisnes atau pengurus, memang kadang-kadang kita rasa perlu sentiasa “menjaga” staf untuk pastikan semuanya berjalan lancar. Namun, kalau terlalu micromanage, staf akan jadi bergantung dan tidak belajar untuk bertindak sendiri. Lama-kelamaan, anda akan rasa terbeban kerana perlu memantau setiap langkah mereka. Jadi, bagaimana caranya untuk melatih staf agar lebih berdikari dan tidak terlalu bergantung kepada micromanagement? Mari kita bincangkan beberapa tips santai yang boleh anda amalkan.
1. Tetapkan KPI yang Jelas untuk Setiap Pasukan.
Kunci utama untuk mengelakkan micromanagement adalah dengan menetapkan KPI (Key Performance Indicators) yang jelas. KPI ini perlu spesifik dan boleh diukur supaya staf tahu dengan tepat apa yang diharapkan daripada mereka. Sebagai contoh, KPI boleh ditetapkan berdasarkan pencapaian:
- Harian: Contohnya, “Buat 20 panggilan pelanggan setiap hari.”
- Mingguan: “Capai 80% daripada sasaran jualan mingguan.”
- Bulanan: “Tambah 15 pelanggan baru dalam sebulan.”
Dengan KPI yang jelas, staf akan tahu apakah matlamat yang perlu dicapai tanpa anda perlu sentiasa memantau setiap langkah yang mereka ambil.
Tip : Semasa berbincang tentang KPI, buat sesi yang santai seperti “chit-chat KPI” sambil minum kopi. Cara ini dapat mengurangkan rasa tekanan dan membuatkan mereka lebih terbuka untuk berbincang tentang matlamat yang ditetapkan.
2. Pantau Hasil, Bukan Setiap Langkah.
Apabila staf sudah tahu KPI mereka, biarkan mereka mengambil alih proses untuk mencapainya. Pantau hasil berdasarkan KPI yang ditetapkan, bukannya setiap langkah kecil yang mereka lakukan. Ini memberi mereka ruang untuk mencari pendekatan yang paling berkesan mengikut cara mereka sendiri. Jika hasil yang dicapai tidak seperti yang diharapkan, barulah anda boleh masuk campur untuk melihat apa yang boleh diperbaiki.
Tip : Buat “checkpoint” mingguan di mana anda dan staf boleh berbincang tentang prestasi semasa dan cabaran yang dihadapi. Sesi ini bukan untuk memberi tekanan, tetapi lebih kepada memberikan sokongan dan cadangan agar staf boleh terus menambah baik prestasi mereka.
3. Pastikan Staf Memahami Tugas Mereka.
Komunikasi adalah kunci untuk memastikan staf tidak terlalu bergantung kepada anda. Setiap staf perlu memahami dengan jelas apakah tugas mereka dan bagaimana peranan mereka menyumbang kepada matlamat keseluruhan syarikat. Bila mereka faham peranan masing-masing, mereka akan lebih bertanggungjawab terhadap tugas dan hasil yang ditetapkan.
Tip : Buat “sesi orientasi” kecil di mana staf boleh bertanya soalan tentang tugas mereka dan peranan dalam syarikat. Anda boleh menjadikan sesi ini seperti “ceramah santai” di mana staf rasa bebas untuk berbincang dan berkongsi idea.
4. Beri Kebebasan untuk Membuat Keputusan.
Untuk mengelakkan micromanagement, anda perlu beri kebebasan kepada staf untuk membuat keputusan sendiri. Ini menunjukkan bahawa anda mempercayai mereka dan memberikan ruang untuk mereka berkembang. Sekiranya mereka membuat kesilapan, anggaplah itu sebagai peluang pembelajaran dan bukannya sesuatu yang perlu dihukum.
Tip : Bila staf datang kepada anda untuk meminta keputusan, cuba balas dengan soalan, “Apa yang anda rasa adalah langkah terbaik?” Ini mendorong mereka untuk berfikir secara kritikal dan mengembangkan kemahiran membuat keputusan sendiri.
5. Sediakan Platform untuk Sokongan, Bukan Kawalan
Walaupun anda mahu staf lebih berdikari, mereka masih perlukan sokongan dari semasa ke semasa. Sediakan platform di mana mereka boleh meminta bantuan bila perlu, seperti sesi bimbingan mingguan atau “office hours” di mana staf boleh datang berbincang tentang sebarang cabaran yang dihadapi. Ini membantu mereka rasa disokong tetapi pada masa yang sama, tidak terlalu dikawal.
Tip : Galakkan staf untuk berkongsi kejayaan dan cabaran mereka dalam kumpulan. Anda boleh buat sesi “share and learn” yang santai setiap bulan. Ini bukan sahaja menggalakkan sokongan antara rakan sekerja, tetapi juga membina suasana kerja yang positif.
6. Berikan Pengiktirafan dan Ganjaran Berdasarkan Prestasi
Untuk menggalakkan staf berdikari, berikan pengiktirafan atau ganjaran berdasarkan pencapaian KPI mereka. Penghargaan seperti “Employee of the Month,” bonus prestasi, atau hadiah kecil boleh menjadi dorongan yang kuat untuk mereka terus berusaha mencapai sasaran.
Tip : Jangan hanya beri ganjaran dalam bentuk wang. Kadang-kadang, sesuatu yang kecil tetapi bermakna, seperti “lunch treat” atau “day off” tambahan, boleh memberi motivasi besar kepada staf untuk terus mencapai matlamat mereka.
Micromanagement bukanlah cara terbaik untuk mengurus staf. Dengan menetapkan KPI yang jelas, memberi kebebasan untuk membuat keputusan, dan menyediakan sokongan yang sesuai, anda boleh membantu staf menjadi lebih berdikari dan bertanggungjawab terhadap hasil kerja mereka. Ingat, apabila staf anda rasa diberi kepercayaan, mereka akan lebih bermotivasi untuk memberikan yang terbaik.
Jadi, mulakan dengan langkah-langkah kecil ini dan lihat bagaimana staf anda mula berkembang dan mengambil alih tugas mereka dengan lebih yakin dan berdikari. Semoga berjaya, dan selamat membina pasukan yang hebat!
Nak dapatkan lebih banyak ilmu dan tips bisnes? Pastikan anda daftar ke daftar di amazingfounder.com sekarang! Jangan bertangguh lagi usahawan.
Jumpa di Amazing Founder!
