Panduan Lengkap Majikan dan Pekerja Mengurus Prestasi Secara Adil
Apabila prestasi seseorang pekerja mula merosot, majikan sering berdepan dilema.
Adakah pekerja tersebut perlu ditegur?
Adakah dia masih boleh dibimbing?
Adakah masalah berlaku kerana kurang kemahiran, arahan yang tidak jelas atau sikap pekerja sendiri?
Dalam masa yang sama, pekerja pula mungkin berasa tertekan, tidak dihargai atau merasakan majikan hanya mencari alasan untuk mengambil tindakan terhadapnya.
Di sinilah pentingnya Performance Improvement Plan, atau lebih dikenali sebagai PIP.
PIP bukan sekadar surat amaran. PIP ialah satu proses penambahbaikan prestasi yang tersusun untuk membantu pekerja memahami masalah, mengetahui standard yang perlu dicapai dan diberikan peluang yang munasabah untuk menunjukkan perubahan.
Jika dilaksanakan dengan betul, PIP boleh menjadi titik perubahan kepada pekerja dan organisasi. Namun, jika digunakan secara tidak adil, PIP boleh merosakkan kepercayaan serta hubungan antara majikan dengan pekerja.
Apa Itu Performance Improvement Plan?
Performance Improvement Plan atau Pelan Penambahbaikan Prestasi ialah satu pelan bertulis yang digunakan apabila prestasi pekerja tidak mencapai standard yang ditetapkan oleh organisasi.
Melalui PIP, majikan akan menerangkan dengan jelas:
- Masalah prestasi yang dikenal pasti
- Bukti atau contoh berkaitan masalah tersebut
- Standard kerja yang diperlukan
- Perubahan yang perlu dilakukan
- Sokongan yang akan diberikan oleh majikan
- Tempoh untuk menunjukkan peningkatan
- Kaedah pemantauan dan penilaian
- Tindakan yang mungkin diambil jika tiada perubahan
Tujuan utama PIP sepatutnya adalah untuk membantu pekerja kembali mencapai prestasi yang diperlukan, bukannya terus menghukum atau menyingkirkan pekerja.
PIP juga memberi ruang kepada kedua-dua pihak untuk memperjelas jangkaan, menyelesaikan masalah dan mengelakkan keputusan dibuat berdasarkan emosi semata-mata.
Mengapa PIP Penting kepada Majikan?
Majikan sememangnya mahukan perubahan apabila seseorang pekerja bermasalah. Namun, perubahan sukar berlaku sekiranya pekerja hanya diberikan teguran umum seperti:
“Awak kena buat kerja dengan lebih baik.”
“Prestasi awak semakin teruk.”
“Awak perlu lebih bertanggungjawab.”
Ayat seperti ini tidak memberitahu pekerja apa masalah sebenar, apakah standard yang perlu dicapai dan bagaimana dia boleh memperbaiki dirinya.
PIP membantu majikan menukar teguran umum kepada pelan tindakan yang lebih spesifik.
Sebagai contoh:
“Sepanjang bulan ini, empat daripada enam tugasan telah dihantar lewat dan dua daripadanya tidak mempunyai sebarang makluman awal. Dalam tempoh PIP, sekurang-kurangnya 90 peratus tugasan perlu disiapkan mengikut tarikh yang ditetapkan. Sebarang risiko kelewatan perlu dimaklumkan sekurang-kurangnya satu hari lebih awal.”
Apabila sasaran dinyatakan dengan jelas, pekerja tahu perkara yang perlu diubah dan majikan mempunyai asas yang lebih objektif untuk menilai perkembangan.
Mengapa PIP Penting kepada Pekerja?
Bagi pekerja, PIP memberikan peluang untuk mengetahui kedudukan sebenar prestasinya.
Tanpa PIP atau perbincangan yang jelas, pekerja mungkin tidak sedar bahawa hasil kerjanya sudah berada di bawah standard. Ada juga keadaan apabila pekerja hanya mengetahui masalah tersebut setelah menerima surat amaran atau tindakan yang lebih berat.
Melalui PIP, pekerja sepatutnya mendapat:
- Penjelasan tentang kelemahan prestasi
- Peluang memberikan pandangan atau penjelasan
- Sasaran penambahbaikan yang boleh diukur
- Akses kepada latihan, bimbingan atau peralatan
- Maklum balas secara berkala
- Tempoh munasabah untuk menunjukkan perubahan
PIP juga membolehkan pekerja membuktikan bahawa dia bersedia menerima teguran dan mampu meningkatkan prestasinya.
PIP Bukan Sama dengan Proses Disiplin
Salah satu kesilapan yang sering berlaku ialah majikan mencampurkan masalah prestasi dengan masalah salah laku.
Masalah prestasi biasanya melibatkan perkara seperti:
- Tidak mencapai KPI
- Kualiti kerja tidak konsisten
- Kurang kemahiran
- Lemah mengurus masa
- Tidak memahami proses kerja
- Kerap melakukan kesilapan yang sama
Masalah salah laku pula boleh melibatkan:
- Sengaja memberikan maklumat palsu
- Memalsukan dokumen
- Tuntutan yang tidak benar
- Ingkar arahan secara sengaja
- Gangguan, ancaman atau kelakuan serius
- Pelanggaran polisi syarikat yang berat
Mahkamah Malaysia pernah menegaskan bahawa tingkah laku tidak memuaskan, prestasi lemah atau kecuaian tidak boleh secara automatik dilabel sebagai salah laku. Tahap kesalahan, sistem pengurusan yang ada dan tindakan majikan perlu dinilai secara seimbang.
Oleh itu, PIP lebih sesuai untuk masalah prestasi yang masih boleh diperbaiki. Jika melibatkan dakwaan salah laku, majikan perlu mempertimbangkan proses disiplin yang berasingan seperti surat tunjuk sebab dan siasatan yang sewajarnya.
Seksyen 14 Akta Kerja 1955 memperuntukkan bahawa tindakan tertentu atas alasan salah laku boleh diambil selepas siasatan sewajarnya.
Bilakah Majikan Patut Menggunakan PIP?
PIP sesuai digunakan apabila masalah prestasi:
- Berlaku secara berulang, bukan kesilapan terpencil.
- Mempunyai bukti atau rekod yang boleh dikenal pasti.
- Telah dibincangkan tetapi masih belum menunjukkan perubahan.
- Berpotensi diperbaiki melalui latihan, bimbingan atau pemantauan.
- Menjejaskan produktiviti, pelanggan atau prestasi pasukan.
- Mempunyai standard kerja yang boleh dinilai secara objektif.
PIP tidak sepatutnya digunakan secara tiba-tiba tanpa pekerja pernah dimaklumkan tentang masalahnya.
Dalam keadaan biasa, majikan sepatutnya terlebih dahulu memberikan maklum balas, arahan, coaching atau teguran sebelum meletakkan seseorang pekerja dalam PIP.
Proses PIP Langkah demi Langkah
Langkah 1: Kenal pasti masalah sebenar
Majikan perlu menerangkan masalah secara spesifik.
Elakkan label seperti:
- Malas
- Tidak perform
- Tidak boleh diharap
- Bermasalah
- Sikap tidak bagus
Sebaliknya, nyatakan tingkah laku atau hasil kerja yang boleh dibuktikan.
Contohnya:
- Lima tugasan tidak disiapkan mengikut tarikh.
- Laporan mingguan tidak dihantar selama tiga minggu.
- Sasaran jualan hanya mencapai 40 peratus selama tiga bulan.
- Kesilapan yang sama berlaku sebanyak empat kali walaupun SOP telah diberikan.
- Pekerja tidak memberikan kemas kini kepada ketua apabila tugasan mengalami masalah.
Fokus kepada perbuatan dan prestasi, bukan menyerang peribadi pekerja.
Langkah 2: Adakan perbincangan awal
Sebelum dokumen PIP dikeluarkan, adakan perbincangan bersama pekerja.
Terangkan:
- Apakah masalah yang dikenal pasti?
- Bilakah masalah itu berlaku?
- Apakah kesannya kepada syarikat atau pasukan?
- Apakah standard yang sepatutnya dipenuhi?
Kemudian berikan ruang kepada pekerja untuk menjelaskan keadaannya.
Antara soalan yang boleh ditanya ialah:
“Adakah arahan yang diberikan jelas?”
“Adakah anda mempunyai kemahiran dan peralatan yang mencukupi?”
“Apakah halangan utama yang menyebabkan tugasan tidak disiapkan?”
“Apakah sokongan yang anda perlukan daripada pihak syarikat?”
Majikan perlu mendengar penjelasan secara terbuka, tetapi pekerja juga perlu bertanggungjawab dan memberikan maklumat yang jujur.
Langkah 3: Sediakan dokumen PIP bertulis
Dokumen PIP perlu mudah difahami dan tidak terlalu umum.
Antara kandungan penting ialah:
| Komponen | Contoh |
|---|---|
| Masalah prestasi | Empat daripada enam tugasan dihantar lewat |
| Standard kerja | Semua tugasan disiapkan mengikut deadline |
| Sasaran | Sekurang-kurangnya 90% tugasan siap tepat pada masanya |
| Tindakan pekerja | Kemas kini task tracker setiap hari |
| Sokongan majikan | SOP, coaching dan semakan mingguan |
| Tempoh | Contohnya 30 hari |
| Tarikh semakan | Setiap hari Jumaat |
| Keputusan akhir | Lulus, lanjut atau gagal PIP |
Tempoh PIP perlu disesuaikan dengan jenis jawatan dan masalah yang berlaku. Masalah berkaitan disiplin masa mungkin boleh dinilai dengan lebih cepat, manakala prestasi jualan atau pengurusan projek mungkin memerlukan tempoh lebih panjang.
Langkah 4: Tetapkan sasaran yang realistik
Sasaran PIP perlu jelas, boleh diukur dan berkaitan secara langsung dengan tugas pekerja.
Contohnya:
Sasaran yang terlalu umum:
“Tingkatkan komunikasi.”
Sasaran yang lebih jelas:
“Berikan kemas kini tugasan kepada HOD sebelum jam 5 petang setiap hari bekerja.”
Sasaran yang terlalu umum:
“Tingkatkan jualan.”
Sasaran yang lebih jelas:
“Mencapai sekurang-kurangnya RM30,000 jualan bulanan melalui minimum 20 sesi susulan pelanggan setiap hari.”
Jangan menetapkan sasaran mustahil atau sengaja menaikkan sasaran melebihi standard biasa supaya pekerja gagal.
Langkah 5: Berikan sokongan sebenar
PIP tidak akan berkesan sekiranya majikan hanya memberikan dokumen tetapi tidak memberikan bantuan.
Antara bentuk sokongan yang boleh diberikan ialah:
- Latihan kemahiran
- Coaching bersama ketua
- SOP dan checklist
- Contoh hasil kerja yang baik
- Mentor atau rakan pembimbing
- Sistem pengurusan tugasan
- Akses kepada peralatan atau data
- Penjelasan keutamaan kerja
- Pembahagian beban kerja yang lebih sesuai
Panduan mengenai tempat kerja yang baik oleh Jabatan Perhubungan Perusahaan turut menekankan kepentingan peralatan yang boleh dipercayai, latihan, pembangunan kerjaya, maklum balas konstruktif dan komunikasi antara pihak pengurusan dengan pekerja.
Sokongan perlu direkodkan supaya kedua-dua pihak tahu perkara yang telah disediakan.
Langkah 6: Jalankan semakan berkala
Jangan tunggu sehingga hari terakhir PIP untuk menilai pekerja.
Lakukan semakan secara mingguan atau mengikut tempoh yang sesuai.
Dalam setiap sesi, bincangkan:
- Apa yang telah bertambah baik?
- Sasaran mana yang telah dicapai?
- Masalah apa yang masih berulang?
- Apakah halangan yang sedang dihadapi?
- Adakah sokongan tambahan diperlukan?
- Apakah komitmen pekerja untuk tempoh seterusnya?
Setiap sesi semakan perlu direkodkan melalui minit, borang semakan atau e-mel.
Pekerja juga boleh menyimpan rekod sendiri tentang pencapaian, latihan yang dihadiri, arahan yang diterima dan hasil kerja yang telah disiapkan.
Langkah 7: Buat penilaian akhir
Pada akhir tempoh PIP, majikan perlu membuat penilaian berdasarkan bukti, bukan persepsi.
Antara keputusan yang boleh dibuat ialah:
Lulus PIP
Pekerja telah mencapai sasaran dan menunjukkan perubahan yang konsisten. Pekerja boleh kembali kepada proses pemantauan prestasi biasa.
PIP dilanjutkan
Pekerja menunjukkan peningkatan tetapi masih belum mencapai semua sasaran. Pelanjutan boleh dipertimbangkan jika terdapat usaha dan perkembangan yang jelas.
Pertukaran peranan
Ada pekerja yang mempunyai sikap baik tetapi kurang sesuai dengan jawatan semasa. Majikan boleh mempertimbangkan penempatan ke jawatan lain sekiranya terdapat kekosongan dan kesesuaian.
Gagal PIP
Pekerja gagal menunjukkan perubahan walaupun masalah telah dijelaskan, sokongan telah diberikan dan tempoh munasabah telah disediakan.
Dalam keadaan ini, majikan boleh mempertimbangkan tindakan selanjutnya berdasarkan kontrak pekerjaan, polisi syarikat serta nasihat HR atau perundangan yang sesuai.
Dalam konteks perhubungan perusahaan Malaysia, alasan yang digunakan oleh majikan bagi sesuatu penamatan perlu dapat dibuktikan, dan penamatan perlu mempunyai sebab atau alasan yang adil.
Tanggungjawab Majikan Sepanjang PIP
Majikan perlu:
- Berlaku adil dan konsisten
- Menggunakan bukti yang boleh disahkan
- Menetapkan sasaran yang munasabah
- Memberikan arahan yang jelas
- Menyediakan sokongan yang dijanjikan
- Memberikan maklum balas secara berkala
- Mendengar penjelasan pekerja
- Menjaga kerahsiaan proses
- Mengelakkan penghinaan atau tekanan melampau
- Mendokumentasikan keseluruhan proses
Majikan tidak sepatutnya menggunakan PIP untuk memalukan pekerja atau mengumumkan masalahnya kepada seluruh organisasi.
Tanggungjawab Pekerja Sepanjang PIP
Pekerja pula perlu:
- Mengambil PIP secara serius
- Memahami setiap sasaran yang ditetapkan
- Bertanya jika arahan tidak jelas
- Hadir dalam sesi coaching dan semakan
- Melaksanakan tindakan yang dipersetujui
- Memberikan kemas kini secara konsisten
- Menyimpan rekod hasil kerja
- Memaklumkan masalah lebih awal
- Memberikan maklumat yang jujur
- Menunjukkan usaha dan kesediaan untuk berubah
Majikan boleh memberikan latihan, sistem, masa dan bimbingan. Namun, pekerja sendiri perlu menunjukkan komitmen.
Sokongan hanya akan berkesan apabila kedua-dua pihak menjalankan tanggungjawab masing-masing.
Bagaimana Jika Pekerja Memberikan Alasan Palsu?
Jika majikan mengesyaki pekerja mencipta alasan, jangan terus membuat tuduhan tanpa bukti.
Majikan perlu
- Semak rekod dan fakta.
- Kenal pasti percanggahan dalam penjelasan.
- Berikan peluang kepada pekerja menjawab.
- Bezakan salah faham dengan pembohongan sengaja.
- Tentukan sama ada isu tersebut berkaitan prestasi atau salah laku.
- Ambil tindakan yang setimpal berdasarkan tahap kesalahan.
Jika alasan palsu melibatkan pemalsuan dokumen, tuntutan palsu atau penipuan yang disengajakan, isu itu mungkin perlu dikendalikan melalui proses disiplin, bukan PIP semata-mata.
Namun, hukuman tetap perlu seimbang dengan tahap kesalahan. Prestasi lemah atau kesalahan kecil tidak sepatutnya terus dianggap sebagai salah laku berat tanpa penilaian yang adil.
Kesilapan Majikan Ketika Melaksanakan PIP
Antara kesilapan yang perlu dielakkan ialah:
- Menggunakan PIP sebagai hukuman
- Tidak mempunyai bukti prestasi
- Memberikan sasaran yang terlalu umum
- Menetapkan sasaran yang mustahil
- Tidak memberikan latihan atau sokongan
- Mengubah sasaran di tengah proses
- Tidak membuat semakan berkala
- Membandingkan pekerja secara tidak adil
- Memalukan pekerja di hadapan pasukan
- Telah membuat keputusan untuk menamatkan pekerja sebelum PIP bermula
Jika keputusan telah dibuat lebih awal, PIP hanya akan menjadi proses kosmetik dan bukannya peluang penambahbaikan yang sebenar.
Kesilapan Pekerja Ketika Menjalani PIP
Pekerja juga perlu mengelakkan perkara berikut:
- Menganggap PIP sebagai perkara remeh
- Menyalahkan semua pihak tanpa mengambil tanggungjawab
- Enggan menerima maklum balas
- Tidak bertanya apabila sasaran tidak jelas
- Tidak menyimpan rekod perkembangan
- Menunggu sehingga akhir tempoh untuk berubah
- Memberikan alasan yang tidak konsisten
- Mengulangi kesilapan tanpa mengambil tindakan
- Tidak memaklumkan masalah lebih awal
PIP bukan hanya tentang mencapai nombor. Ia juga menilai kesediaan pekerja untuk belajar, berkomunikasi dan bertanggungjawab.
PIP bukan proses untuk mencari kesalahan pekerja. Ia sepatutnya menjadi proses untuk mencari jalan penyelesaian.
Majikan yang baik tidak terus membuang pekerja apabila berlaku masalah. Majikan menjelaskan kelemahan, menyediakan sokongan dan memberi peluang kepada pekerja untuk berubah.
Pada masa yang sama, pekerja yang bertanggungjawab tidak menggunakan sokongan majikan sebagai ruang untuk terus memberikan alasan. Pekerja perlu menunjukkan usaha, kejujuran dan perubahan yang boleh dilihat.
Formula PIP yang berkesan ialah:
Kenal pasti masalah → bincangkan punca → tetapkan sasaran → berikan sokongan → pantau perkembangan → buat penilaian → tentukan keputusan.
Akhirnya, PIP yang dilaksanakan dengan adil akan memberikan manfaat kepada kedua-dua pihak.
Majikan dapat melindungi produktiviti dan kepentingan organisasi.
Pekerja pula mendapat peluang yang jelas untuk memperbaiki prestasi serta meneruskan perkembangan kerjaya.
Artikel ini merupakan panduan pengurusan umum dan bukan nasihat undang-undang. Majikan disarankan mendapatkan pandangan HR atau penasihat undang-undang bagi kes yang melibatkan tindakan disiplin atau penamatan pekerjaan.
Kami sasarkan 1,000 bisnes capai RM1 juta pada 2026. Soalan dia satu saja adakah bisnes anda salah satunya?
Jika YA, kami sedia membantu untuk berikan anda Business Review. Tempah sekarang sesi Business Review bersama team FunnelEvo secara percuma!
Business Review adalah sesi khas untuk usahawan yang perlukan bimbingan rapat untuk capai jualan RM1 juta pertama hingga jualan RM10 juta!
