Semasa sprint mengejar sasaran, setiap jam kerja perlu menyumbang kepada jualan atau kepada operasi yang wajib. Senaraikan semua projek yang sedang berjalan, kategorikan kepada empat kumpulan, iaitu Jana Jualan, Sokong Jualan, Wajib dan Boleh Tunggu, kemudian bekukan kumpulan Boleh Tunggu dengan tarikh sambung semula yang jelas pada Januari 2027. Langkah ini membebaskan masa dan tenaga pasukan untuk kerja yang benar-benar memberi kesan.
Kebanyakan pasukan PKS tidak kekurangan usaha. Mereka kekurangan fokus. Dalam satu masa, pasukan yang sama mungkin sedang mengurus kempen jualan, membina semula laman web, menulis SOP, merancang penjenamaan semula dan menyediakan acara syarikat.
Semua projek ini penting, tetapi tidak semuanya mendesak. Apabila sasaran tahunan masih jauh dan masa tinggal beberapa minggu, projek yang tidak menjana jualan perlu menunggu.
Mengapa Fokus Lebih Penting Daripada Usaha Tambahan
Prinsip Pareto, atau peraturan 80/20, menyatakan bahawa sebahagian kecil usaha biasanya menghasilkan sebahagian besar keputusan. Dalam konteks jualan, sebahagian kecil aktiviti, pelanggan dan saluran biasanya menyumbang sebahagian besar hasil.
Setiap kali staf bertukar antara projek, mereka kehilangan masa untuk menyesuaikan semula fokus. Dengan mengurangkan bilangan projek, anda bukan sahaja menjimatkan masa, malah meningkatkan kualiti kerja.
Langkah 1: Senaraikan Semua Projek dan Tugasan Berjalan
Minta setiap ketua jabatan menyenaraikan semua projek dan tugasan berulang yang sedang mereka uruskan. Anda mungkin terkejut melihat panjangnya senarai itu.
Langkah 2: Kategorikan kepada Empat Kumpulan
| Kategori | Maksud | Contoh | Tindakan |
| Jana Jualan | Terus menghasilkan jualan atau tunai | Kempen akhir tahun, susulan prospek, kutipan hutang | Utamakan |
| Sokong Jualan | Diperlukan supaya jualan boleh berlaku | Kandungan kempen, iklan, khidmat pelanggan, penghantaran | Teruskan |
| Wajib | Diperlukan oleh undang-undang atau operasi asas | Gaji, caruman KWSP dan PERKESO, cukai, e-Invois jika terpakai | Teruskan, minimumkan masa |
| Boleh Tunggu | Penting tetapi tidak menjejaskan jualan dalam tujuh minggu | Penjenamaan semula, reka bentuk semula laman web, SOP baharu, projek dalaman | Bekukan hingga Januari |
Soalan penentu: “Jika projek ini ditangguh hingga Januari, adakah jualan atau pematuhan kita akan terjejas sebelum 31 Disember?” Jika jawapannya tidak, masukkan dalam kategori Boleh Tunggu.
Langkah 3: Cipta “Senarai Beku” dengan Tarikh Sambung Semula
Membekukan projek tidak bermaksud membatalkannya. Simpan semua projek dalam satu senarai rasmi supaya pasukan yakin idea mereka tidak dilupakan.
| Projek dibekukan | Pemilik | Status semasa | Tarikh sambung semula |
| Reka bentuk semula laman web | Pemasaran | Draf reka bentuk siap | 5 Januari 2027 |
| SOP khidmat pelanggan baharu | Operasi | 50% siap | 12 Januari 2027 |
| Penjenamaan semula logo | Pemilik | Peringkat idea | Suku pertama 2027 |
Tarikh sambung semula yang jelas mengurangkan kebimbangan dan memudahkan perancangan 2027.
Langkah 4: Kurangkan Mesyuarat yang Tidak Perlu
Semasa sprint, kurangkan mesyuarat kepada yang benar-benar penting:
- Kekalkan: Daily huddle 15 minit dan semakan mingguan.
- Ringkaskan: Mesyuarat jabatan kepada 30 minit dengan agenda.
- Tangguhkan: Sesi sumbang saran projek jangka panjang dan mesyuarat perancangan yang tidak berkaitan dengan sprint.
Langkah 5: Lindungi Pasukan Daripada Gangguan
Pemilik perniagaan sering menjadi punca gangguan terbesar, contohnya membawa idea baharu setiap minggu. Semasa sprint:
- Catat idea baharu dalam “senarai idea 2027”, bukan terus diberikan kepada pasukan.
- Elakkan menukar keutamaan di pertengahan minggu.
- Tetapkan satu saluran rasmi untuk permintaan kerja baharu.
Langkah 6: Maklumkan Keputusan dengan Jelas
Kongsi senarai beku dengan seluruh pasukan dan terangkan sebabnya. Contoh:
“Untuk tujuh minggu ini, kita fokus pada tiga perkara sahaja: kempen akhir tahun, susulan pelanggan dan kutipan hutang. Projek laman web dan SOP baharu kita sambung semula pada 5 Januari. Terima kasih kerana memberi fokus penuh.”
Perkara yang Tidak Boleh Dibekukan
Walaupun fokus pada jualan, jangan abaikan perkara berikut:
- Pembayaran gaji dan caruman berkanun.
- Kewajipan cukai dan pematuhan, termasuk e-Invois bagi perniagaan yang tertakluk.
- Khidmat pelanggan dan pengurusan aduan.
- Isu teknikal yang menjejaskan pelanggan, contohnya laman web tidak berfungsi atau sistem pembayaran gagal.
- Keselamatan dan kesihatan pekerja.
Menyatakan “tidak buat sekarang” kepada projek yang baik ialah antara keputusan paling sukar bagi usahawan. Namun, dalam tempoh sprint yang singkat, fokus ialah kelebihan terbesar anda. Bekukan projek yang boleh menunggu, lindungi masa pasukan, dan sambung semula dengan tenaga baharu pada Januari.
Soalan Lazim (FAQ)
Bagaimana cara menentukan keutamaan kerja dalam bisnes?
Kategorikan setiap projek mengikut kesannya kepada jualan dan pematuhan: Jana Jualan, Sokong Jualan, Wajib dan Boleh Tunggu. Utamakan yang menjana jualan, kekalkan yang wajib, dan tangguhkan yang boleh menunggu.
Apakah prinsip Pareto 80/20 dalam perniagaan?
Prinsip Pareto menyatakan bahawa sebahagian kecil sebab biasanya menghasilkan sebahagian besar kesan. Dalam perniagaan, ini bermakna sebahagian kecil pelanggan, produk atau aktiviti sering menyumbang sebahagian besar jualan.
Adakah membekukan projek akan menjejaskan motivasi staf?
Tidak, jika dilakukan dengan jelas. Simpan projek dalam senarai beku rasmi dengan tarikh sambung semula, dan terangkan sebabnya. Ramai staf sebenarnya lega kerana beban kerja lebih fokus.
Projek apa yang tidak boleh ditangguhkan?
Pembayaran gaji, caruman berkanun, kewajipan cukai, khidmat pelanggan, isu teknikal yang menjejaskan pelanggan, serta keselamatan dan kesihatan pekerja tidak boleh ditangguhkan.
Bilakah projek yang dibekukan patut disambung semula?
Tetapkan tarikh sambung semula yang spesifik, biasanya pada minggu pertama atau kedua Januari, dan masukkan dalam pelan strategik tahun baharu.
Kami sasarkan 1,000 bisnes capai RM1 juta pada 2026. Soalan dia satu saja adakah bisnes anda salah satunya?
Jika YA, kami sedia membantu untuk berikan anda Business Review. Tempah sekarang sesi Business Review bersama team FunnelEvo secara percuma!
Business Review adalah sesi khas untuk usahawan yang perlukan bimbingan rapat untuk capai jualan RM1 juta pertama hingga jualan RM10 juta!
