AI gantikan agensi pemasaran yang dibayar RM13,000 sebulan mungkin kedengaran mustahil bagi kebanyakan pemilik perniagaan. Namun, Tim Tiah membuktikan bahawa teknologi ini boleh digunakan untuk mengurangkan kos pemasaran, menguruskan prospek dan mengautomasikan tugasan pentadbiran syarikat.
Bagi kebanyakan pemilik perniagaan, kos pemasaran digital dan pentadbiran merupakan antara perbelanjaan terbesar yang menjejaskan aliran tunai syarikat setiap bulan. Ramai usahawan terpaksa melantik agensi luar atau menggaji ramai pekerja untuk menguruskan data, menyusun kempen iklan dan melakukan susulan terhadap prospek.
Namun, pengasas bersama Colony, Tim Tiah, berkongsi dalamBuatSaja Podcast,bahawa landskap operasi perniagaan moden kini sudah berubah. Walaupun tidak mempunyai latar belakang dalam bidang pengaturcaraan, beliau berjaya membina ejen AI sendiri. Sistem tersebut bukan sahaja membantu menjimatkan kos syarikat, malah mengambil alih beberapa tugasan berulang yang sebelum ini membebankan pasukannya.
Berikut ialah cara Tim Tiah mengautomasikan operasi Colony menggunakan teknologi AI serta pengajaran yang boleh diambil oleh usahawan lain.
AI Gantikan Agensi Pemasaran Bernilai RM13,000 Sebulan
Antara langkah paling besar yang diambil oleh Tim Tiah untuk mengurangkan kos operasi syarikat ialah menamatkan khidmat agensi pemasaran luar yang menguruskan pengiklanan digital Colony. Sebelum ini, Colony membayar sekitar RM13,000 sebulan kepada sebuah agensi pemasaran prestasi untuk menguruskan kempen iklan di Google dan Facebook serta membantu mengoptimumkan SEO. Kini, tugasan tersebut diambil alih oleh ejen AI yang dibangunkan sendiri. Konsep AI gantikan agensi ini dilaksanakan dengan menghubungkan ejen AI kepada API Google dan Meta. Sistem tersebut boleh membaca data pengiklanan, menganalisis prestasi kempen dan memberikan cadangan berdasarkan keputusan semasa.
AI itu juga boleh mengenal pasti kempen yang perlu ditambah bajet serta kempen yang wajar dihentikan. Selain itu, sistem tersebut mampu menilai prestasi bahan kreatif iklan dan mencadangkan perubahan bagi membantu meningkatkan keberkesanan kempen.
Usahawan yang mahu menggunakan pendekatan sama perlu terlebih dahulu memahami cara memahami kos pemasaran digital supaya penggunaan AI benar-benar menghasilkan penjimatan.
Automasi AI Mengurangkan Prospek Terbiar
Jumlah prospek yang tinggi tidak akan memberikan hasil sekiranya pasukan jualan lambat memberikan maklum balas atau terlupa melakukan susulan. Ini merupakan antara kebocoran jualan yang sering berlaku dalam sesebuah perniagaan. Dalam sebulan, Colony menerima sekitar 500 hingga 600 prospek. Sebelum penggunaan sistem automasi, terdapat kes apabila pasukan jualan terlepas pandang atau terlupa menghubungi semula prospek tertentu.
Keadaan tersebut menyebabkan kos pengiklanan yang telah dibelanjakan tidak menghasilkan pulangan yang sepatutnya. Untuk menyelesaikan masalah ini, Tim membina bot AI yang disambungkan kepada sistem WhatsApp dan Telegram syarikat. Bot tersebut memantau pangkalan data prospek secara automatik. Sekiranya terdapat prospek yang tidak menerima sebarang maklum balas melebihi 72 jam, sistem akan menghantar amaran kepada pasukan melalui Telegram.
Dengan cara ini, pasukan jualan dapat mengenal pasti prospek yang masih belum dihubungi dan mengambil tindakan dengan lebih pantas. Baca juga tentang kepentingan sistem susulan prospek untuk mengurangkan pembaziran kos pengiklanan.
Tim Tiah Automasi Proposal dan Dokumen Perjanjian
Proses menyediakan proposal jualan dan dokumen perjanjian secara manual biasanya mengambil masa yang panjang. Sebelum ini, pasukan jualan perlu menyediakan slaid pembentangan, menyusun maklumat pelanggan dan menghasilkan draf kontrak perniagaan secara berasingan. Melalui sistem AI yang dibangunkan, pekerja kini hanya perlu memasukkan butiran asas pelanggan ke dalam sistem.
AI kemudiannya akan menghasilkan proposal secara automatik sebelum menghantarnya kepada pelanggan melalui e-mel. Selepas pelanggan bersetuju, sistem akan menyediakan draf perjanjian perkhidmatan untuk ditandatangani secara elektronik. Apabila dokumen selesai ditandatangani, sistem AI akan menghantarnya terus kepada pasukan operasi untuk tindakan seterusnya. Automasi ini membantu mengurangkan tugasan pentadbiran manual dan mempercepatkan proses daripada peringkat jualan kepada pelaksanaan operasi.
AI Menguruskan Invois, P&L dan Kerja Pentadbiran
Tugasan kewangan seperti memasukkan data invois, merekod perbelanjaan dan menyediakan penyata untung rugi merupakan kerja yang memerlukan ketelitian serta masa.Tim membina sebuah folder khas dalam Google Drive untuk menyimpan invois dan resit perbelanjaan syarikat. Ejen AI akan membaca dokumen yang dimasukkan ke dalam folder tersebut, mengkategorikan perbelanjaan dan membantu menjana penyata untung rugi syarikat.
Bagi menghasilkan draf invois jualan baharu, Tim dan pasukannya juga tidak semestinya perlu membuka komputer atau menggunakan perisian akaun secara manual. Mereka hanya perlu menghantar arahan ringkas kepada ejen AI melalui Telegram atau WhatsApp. Sistem tersebut kemudiannya akan menyediakan invois berdasarkan maklumat yang diberikan. Walaupun automasi boleh mempercepatkan kerja, dokumen kewangan masih perlu diperiksa oleh individu yang bertanggungjawab bagi memastikan ketepatan data dan pematuhan kepada prosedur syarikat.Usahawan juga boleh membaca panduan mengenai pengurusan aliran tunai perniagaan sebelum mengautomasikan proses kewangan syarikat.
AI Gantikan Agensi, Bukan Hubungan Manusia
Langkah mengintegrasikan AI dalam operasi harian bukan semata-mata bertujuan untuk menggantikan pekerja. Menurut Tim Tiah, teknologi sepatutnya membebaskan manusia daripada beban kerja pentadbiran yang berulang. Apabila tugas seperti penyediaan dokumen, pemantauan prospek dan analisis kempen diselesaikan oleh AI, pasukan jualan serta operasi boleh memberikan lebih banyak perhatian kepada pelanggan.
Mereka boleh menumpukan usaha kepada komunikasi, membina hubungan, memahami masalah pelanggan dan menjaga pengalaman pelanggan secara lebih manusiawi. Kisah AI gantikan agensi di Colony menunjukkan bahawa peranan manusia masih penting. Teknologi menguruskan sistem, manakala manusia menguruskan hubungan.
Pendekatan ini juga memberi peluang kepada syarikat untuk meningkatkan produktiviti tanpa menambah terlalu banyak kos operasi.
Pengajaran Daripada Strategi AI Tim Tiah
Strategi Tim Tiah menunjukkan bahawa usahawan tidak semestinya perlu mempunyai latar belakang pengaturcaraan untuk mula menggunakan AI dalam perniagaan. Namun, automasi perlu dibina berdasarkan masalah sebenar yang berlaku dalam operasi syarikat.
Usahawan perlu mengenal pasti tugasan yang berulang, proses yang sering menyebabkan kelewatan dan bahagian yang membazirkan kos. Selepas itu, AI boleh digunakan untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut secara tersusun.
Konsep AI gantikan agensi bukan bermaksud semua perniagaan perlu menamatkan khidmat agensi atau mengurangkan pekerja.
Sebaliknya, ia menunjukkan bahawa teknologi boleh membantu syarikat mengawal kos, meningkatkan kecekapan dan membolehkan pasukan memberikan lebih banyak perhatian kepada pelanggan.
Nak tahu lebih lanjut tentang “Tim Tiah“?
Tonton episod penuh:
Ada founder, CEO atau usahawan yang anda mahu kami jemput ke BuatSaja Podcast? Tinggalkan cadangan anda di ruangan komen atau hantar pencalonan tetamu kepada kami. Mungkin cadangan anda akan menjadi inspirasi untuk episod yang seterusnya.
