Skill Will Matrix membantu pemimpin memilih gaya kepimpinan yang sesuai berdasarkan tahap kemahiran dan kemahuan seseorang pekerja. Kerangka ini penting kerana setiap pekerja mempunyai pengalaman, tahap keyakinan, motivasi dan keupayaan yang berbeza.
Seorang pekerja baharu mungkin mempunyai semangat yang tinggi tetapi belum menguasai tugas. Seorang pekerja berpengalaman pula mungkin mempunyai kemahiran yang tinggi tetapi kehilangan motivasi. Oleh itu, pemimpin tidak boleh menggunakan pendekatan yang sama kepada semua orang.
Skill Will Matrix menilai pekerja berdasarkan dua dimensi. Skill merujuk kepada pengetahuan, pengalaman dan keupayaan melaksanakan sesuatu tugas. Will pula merujuk kepada motivasi, kesediaan dan komitmen untuk melakukannya.
Kerangka ini membahagikan pekerja kepada empat kuadran utama. Setiap kuadran memerlukan gaya pengurusan yang berbeza, iaitu memberi arahan, membimbing, merangsang semula motivasi atau mendelegasikan tanggungjawab. Kerangka ini dikaitkan dengan Max Landsberg melalui buku The Tao of Coaching dan digunakan sebagai alat praktikal untuk membantu pengurus menyesuaikan pendekatan terhadap prestasi pekerja.
Mengapa Gaya Kepimpinan Tidak Boleh Sama untuk Semua Pekerja?
Sesetengah pemimpin percaya bahawa layanan yang adil bermaksud mengurus semua pekerja dengan cara yang sama.
Namun, adil tidak semestinya bermaksud sama.
Pekerja yang masih belum memahami tugas memerlukan arahan yang lebih jelas. Pekerja yang sudah mahir pula mungkin berasa terkongkong sekiranya setiap tindakan masih dipantau secara terperinci.
Pendekatan kepimpinan situasi menegaskan bahawa tiada satu gaya kepimpinan yang sesuai untuk semua keadaan. Pemimpin perlu menilai keupayaan dan kesediaan seseorang bagi tugas tertentu sebelum menentukan jumlah arahan serta sokongan yang diperlukan.
Sebagai contoh, seorang pekerja mungkin berada dalam kategori kemahiran tinggi bagi tugas jualan, tetapi mempunyai kemahiran rendah apabila diminta mengurus pasukan.
Ini bermaksud Skill Will Matrix tidak sepatutnya digunakan untuk memberikan label kekal seperti “pekerja lemah” atau “pekerja malas”. Kedudukan seseorang boleh berubah berdasarkan tugas, pengalaman, persekitaran dan keadaan semasa.
Memahami Perbezaan antara Skill dan Will
Apakah Skill?
Skill ialah kemampuan seseorang melakukan sesuatu tugas dengan betul dan konsisten.
Ia boleh dinilai melalui beberapa perkara seperti pengetahuan teknikal, pengalaman, kualiti kerja, kemampuan menyelesaikan masalah dan tahap kebergantungan kepada bantuan orang lain.
Seorang pekerja dianggap mempunyai kemahiran tinggi apabila dia boleh memahami tugasan, membuat keputusan yang sesuai dan menghasilkan kerja mengikut standard tanpa memerlukan pemantauan berterusan.
Apakah Will?
Will merujuk kepada kemahuan atau motivasi seseorang untuk melakukan tugas.
Pekerja yang mempunyai kemahuan tinggi biasanya menunjukkan minat, mengambil inisiatif, bersedia belajar dan bertanggungjawab terhadap hasil.
Kemahuan rendah pula boleh berlaku kerana pelbagai sebab. Antaranya termasuk keletihan, konflik, kekecewaan, kurang penghargaan, tugas yang tidak mencabar, masalah keyakinan atau matlamat kerjaya yang tidak lagi selari dengan organisasi.
Oleh itu, pemimpin tidak sepatutnya terus menganggap seseorang malas hanya kerana prestasinya menurun. Punca sebenar perlu dikenal pasti terlebih dahulu.
Empat Kuadran dalam Skill Will Matrix
1. Kemahuan Rendah dan Kemahiran Rendah
Pekerja dalam kuadran low will, low skill belum mempunyai kemahiran yang mencukupi dan tidak menunjukkan motivasi yang kuat untuk melakukan tugas.
Keadaan ini mungkin berlaku kepada pekerja yang tidak memahami peranannya, tidak menerima latihan yang betul atau tidak melihat kepentingan tugas yang diberikan.
Pendekatan yang sesuai ialah gaya directing, iaitu arahan yang jelas, struktur kerja yang teratur dan pemantauan yang lebih dekat. Kerangka Skill Will Matrix mencadangkan pekerja dalam kategori ini diberikan tugas yang tersusun serta penyeliaan supaya mereka memahami standard dan membina kemahiran.
Adakah Gaya Diktator Sesuai Digunakan?
Istilah “diktator” boleh memberikan gambaran bahawa pemimpin perlu bersikap keras, menakutkan atau menolak semua pandangan pekerja.
Istilah yang lebih profesional ialah gaya arahan tegas.
Pemimpin masih boleh membuat keputusan secara satu hala apabila tugas memerlukan kejelasan segera. Namun, arahan tersebut perlu disampaikan dengan hormat dan mempunyai tujuan yang jelas.
Gaya arahan tegas melibatkan perkara seperti:
- Menjelaskan perkara yang perlu dilakukan.
- Menetapkan hasil dan tarikh siap.
- Menunjukkan langkah kerja yang betul.
- Memantau perkembangan secara dekat.
- Memberikan maklum balas dengan segera.
- Menetapkan akibat yang munasabah jika tanggungjawab diabaikan.
Tekanan terkawal boleh diwujudkan melalui sasaran, tempoh masa dan akauntabiliti. Ia tidak bermaksud pekerja perlu dimalukan, diugut atau dibebankan secara tidak munasabah.
Matlamatnya ialah Membina Perubahan
Tujuan gaya arahan bukan untuk mengawal pekerja selama lamanya.
Matlamatnya adalah untuk mencipta breakthrough dengan memberikan struktur yang selama ini tiada. Setelah pekerja menunjukkan kemajuan dari segi kemahiran dan kemahuan, gaya kepimpinan juga perlu berubah.
Sekiranya pekerja masih tidak menunjukkan perkembangan selepas menerima arahan, latihan dan sokongan yang mencukupi, pemimpin perlu menilai sama ada pekerja tersebut benar benar sesuai dengan tugas berkenaan.
2. Kemahuan Tinggi dan Kemahiran Rendah
Pekerja dalam kuadran high will, low skill mempunyai semangat dan kesediaan untuk belajar, tetapi masih belum mempunyai kemahiran yang diperlukan.
Kategori ini sering terdiri daripada pekerja baharu, pekerja yang dinaikkan pangkat atau individu yang baru diberikan tugas berbeza.
Mereka mempunyai tenaga yang tinggi dan mahu membuktikan kemampuan. Namun, tanpa bimbingan, mereka boleh melakukan banyak kesilapan atau mula kehilangan keyakinan.
Pendekatan yang sesuai ialah guide and inspire.
Pekerja yang mempunyai kemahuan tinggi tetapi kemahiran rendah memerlukan latihan, tunjuk ajar dan peluang pembelajaran yang berterusan.
Cara Membimbing Pekerja dalam Kuadran Ini
Pemimpin perlu memberikan penerangan tentang tujuan sesuatu tugas, bukan hanya menyuruh pekerja mengikut arahan.
Tunjukkan contoh hasil yang baik dan pecahkan tugasan besar kepada beberapa langkah yang lebih mudah difahami.
Pekerja juga perlu diberikan ruang untuk mencuba. Sekiranya mereka melakukan kesilapan yang masih boleh diperbaiki, gunakan pengalaman tersebut sebagai peluang pembelajaran.
Maklum balas perlu diberikan secara khusus.
Elakkan hanya berkata, “Kerja ini tidak bagus.”
Terangkan bahagian yang belum mencapai standard, sebab ia perlu diperbaiki dan tindakan yang boleh dilakukan pada percubaan seterusnya.
Jangan Biarkan Semangat Mereka Luntur
Kesilapan pemimpin ialah memberikan tekanan yang sama kepada pekerja ini seperti pekerja yang tidak mahu berusaha.
Pekerja dalam kategori high will, low skill bukan tidak mahu melakukan tugas. Mereka masih belum tahu cara melakukannya dengan baik.
Sekiranya setiap kesilapan dihukum tanpa bimbingan, semangat mereka boleh menurun. Akhirnya, individu yang bermula dengan kemahuan tinggi mungkin bergerak ke kuadran kemahuan rendah.
Pemimpin perlu mengiktiraf usaha dan kemajuan, tetapi bukan memberikan pujian kosong. Penghargaan perlu dikaitkan dengan tindakan atau hasil yang sebenar.
3. Kemahiran Tinggi dan Kemahuan Rendah
Pekerja dalam kuadran high skill, low will mempunyai pengalaman serta keupayaan untuk menghasilkan kerja yang baik, tetapi motivasinya telah menurun.
Mereka mungkin terdiri daripada pekerja lama yang telah melakukan tugas sama selama bertahun tahun. Mereka memahami sistem, mengenali pelanggan dan mempunyai pengetahuan yang sukar digantikan.
Namun, kerja yang terlalu rutin boleh menyebabkan mereka hilang keterujaan.
Pendekatan yang sesuai ialah excite atau merangsang semula motivasi. Pemimpin perlu menghubungkan tugas dengan minat, matlamat kerjaya dan peluang baharu serta memberikan pengiktirafan terhadap sumbangan mereka.
Jangan Terus Menganggap Pekerja Lama Malas
Kemahuan yang rendah boleh berpunca daripada banyak perkara.
Pekerja mungkin pernah memberikan idea tetapi tidak didengari. Mereka mungkin kecewa kerana tiada peluang perkembangan. Ada juga yang berasa usaha mereka tidak dihargai walaupun telah lama berkhidmat.
Pemimpin perlu mengadakan perbualan secara terbuka.
Tanyakan perkara yang menyebabkan mereka hilang motivasi, cabaran yang mahu dilakukan dan sokongan yang diperlukan.
Sekiranya punca sebenar ialah masalah sistem, beban kerja atau konflik kepimpinan, memberikan kata kata semangat sahaja tidak akan menyelesaikan masalah.
Gunakan Projek Baharu untuk Mencetuskan Semangat
Pekerja berkemahiran tinggi mungkin memerlukan cabaran baharu untuk memecahkan corak kerja lama.
Pemimpin boleh memberikan projek strategik, meminta mereka mengetuai penambahbaikan sistem atau membimbing pekerja baharu.
Projek yang sesuai boleh merangsang keyakinan dan rasa kepentingan mereka.
Istilah “merangsang ego” perlu digunakan dengan berhati hati. Pemimpin bukan perlu memuji secara berlebihan atau memanipulasi emosi pekerja.
Pendekatan yang lebih sihat ialah memberikan pengiktirafan, kepercayaan, pemilikan dan cabaran yang sepadan dengan kemampuan mereka.
Berikan Autonomi dengan Akauntabiliti
Pekerja berpengalaman tidak semestinya mahu setiap langkah ditentukan oleh ketua.
Berikan mereka ruang mencadangkan penyelesaian dan membuat keputusan dalam lingkungan yang dipersetujui.
Namun, autonomi tetap perlu disertai sasaran, tanggungjawab dan semakan hasil.
Tujuannya ialah untuk membuatkan pekerja kembali merasakan bahawa pengalaman mereka mempunyai nilai kepada organisasi.
4. Kemahiran Tinggi dan Kemahuan Tinggi
Pekerja dalam kuadran high skill, high will mempunyai keupayaan dan motivasi yang tinggi.
Mereka memahami tugas, menghasilkan kerja berkualiti dan mampu bergerak tanpa pemantauan berterusan.
Pendekatan paling sesuai ialah delegate atau delegasi.
Pemimpin perlu menetapkan hasil, sempadan dan kuasa membuat keputusan sebelum memberikan kebebasan kepada pekerja untuk melaksanakan tugas.
Kerangka kepimpinan situasi menerangkan bahawa pekerja yang mempunyai keupayaan serta kemahuan tinggi sesuai diberikan autonomi. Namun, delegasi bukan bermaksud pemimpin meninggalkan pekerja sepenuhnya. Pemimpin masih perlu memantau perkembangan, mengiktiraf hasil dan kekal tersedia apabila diperlukan.
Jaga Hubungan, Jangan Mengganggu Setiap Langkah
Pekerja berprestasi tinggi boleh kehilangan motivasi apabila ketua terlalu mengawal cara mereka bekerja.
Amalan micromanagement menghantar mesej bahawa pemimpin tidak mempercayai kemampuan mereka.
Sebaliknya, pemimpin boleh menetapkan perkara seperti:
Hasil yang perlu dicapai.
- Tempoh pelaksanaan.
- Bajet atau sumber yang tersedia.
- Perkara yang memerlukan kelulusan.
- Kekerapan laporan perkembangan.
Selepas itu, berikan pekerja kebebasan menentukan cara terbaik untuk mencapai hasil tersebut.
Jangan Abaikan Pekerja Berprestasi Tinggi
Satu lagi kesilapan ialah terlalu memberikan perhatian kepada pekerja bermasalah sehingga pekerja terbaik dibiarkan tanpa sokongan.
Pekerja dalam kuadran ini masih memerlukan penghargaan, peluang perkembangan dan hubungan yang baik dengan pemimpin.
Mereka mungkin tidak memerlukan arahan harian, tetapi mereka masih mahu mengetahui hala tuju organisasi dan peluang yang tersedia untuk terus berkembang.
Delegasi yang baik melibatkan kepercayaan, kejelasan dan hubungan yang berterusan.
Jadual Ringkas Skill Will Matrix
| Tahap Pekerja | Keperluan Utama | Gaya Kepimpinan |
|---|---|---|
| Low will, low skill | Struktur, arahan dan pemantauan | Direct |
| High will, low skill | Latihan, bimbingan dan inspirasi | Guide |
| High skill, low will | Cabaran, pengiktirafan dan penglibatan semula | Excite |
| High skill, high will | Autonomi, kepercayaan dan peluang memimpin | Delegate |
Cara Menilai Skill dan Will dengan Lebih Tepat
Pemimpin tidak sepatutnya meletakkan pekerja dalam kuadran berdasarkan perasaan atau satu kejadian sahaja.
Penilaian perlu dibuat menggunakan bukti.
Nilai Mengikut Tugas Tertentu
Jangan bertanya, “Adakah pekerja ini mahir?”
Tanyakan, “Adakah pekerja ini mahir melakukan tugas ini?”
Seseorang mungkin sangat mahir menghasilkan laporan, tetapi belum mahir membuat pembentangan di hadapan pelanggan.
Kerangka ini berfungsi dengan lebih baik apabila digunakan berdasarkan tugas tertentu dan bukan sebagai label kekal terhadap keperibadian pekerja.
Gunakan Data Prestasi
Lihat kualiti kerja, kadar kesilapan, kemampuan menepati masa dan tahap bantuan yang diperlukan.
Jangan menilai kemahiran hanya berdasarkan keyakinan seseorang bercakap.
Adakan Perbualan
Kemahuan tidak boleh dinilai sepenuhnya melalui pemerhatian.
Pekerja yang kelihatan tidak bermotivasi mungkin sedang mengalami kekeliruan, keletihan atau masalah berkaitan tugas.
Tanyakan tentang cabaran, minat dan perkara yang menghalang mereka daripada memberikan prestasi terbaik.
Nilai Semula Secara Berkala
Kedudukan pekerja boleh berubah.
Pekerja yang pada awalnya mempunyai kemahiran rendah boleh berkembang selepas menerima latihan. Pekerja berprestasi tinggi pula boleh kehilangan motivasi apabila berhadapan dengan perubahan organisasi.
Pemimpin perlu menilai semula pendekatan dari semasa ke semasa.
Kesilapan Pemimpin Ketika Menggunakan Skill Will Matrix
Menggunakan Kuadran sebagai Label Kekal
Jangan memanggil seseorang sebagai pekerja low skill atau low will di hadapan pasukan.
Kerangka ini sepatutnya digunakan untuk menentukan jenis sokongan, bukan untuk menjatuhkan maruah seseorang.
Menggunakan Tekanan Tanpa Sokongan
Arahan tegas mungkin diperlukan, tetapi pekerja masih memerlukan latihan, sumber dan penjelasan.
Memberikan sasaran tanpa menunjukkan cara mencapainya bukan kepimpinan yang berkesan.
Menganggap Motivasi Rendah Sentiasa Salah Pekerja
Pemimpin perlu menilai sama ada masalah berpunca daripada budaya kerja, beban berlebihan, arahan yang bercanggah atau kurang penghargaan.
Kadangkala, kemahuan pekerja menurun kerana sistem organisasi sendiri.
Terlalu Mengawal Pekerja Berkemahiran Tinggi
Pemantauan yang terlalu terperinci boleh menyebabkan pekerja berpengalaman berasa tidak dipercayai.
Berikan kebebasan yang sesuai dengan tahap kemampuan mereka.
Mendelegasikan Tanpa Kejelasan
Delegasi bukan sekadar menyerahkan kerja.
Pemimpin perlu menerangkan hasil, kuasa, sumber, batas dan cara kejayaan akan diukur.
Cara Membantu Pekerja Bergerak ke High Skill, High Will
Matlamat utama Skill Will Matrix bukan untuk membahagikan pekerja kepada empat kumpulan selama lamanya.
Matlamatnya ialah membantu setiap individu bergerak ke arah kemahiran tinggi dan kemahuan tinggi.
Bagi pekerja yang mempunyai kemahiran rendah, organisasi perlu menyediakan latihan, bimbingan dan peluang mencuba.
Bagi pekerja yang mempunyai kemahuan rendah, pemimpin perlu memahami puncanya serta membina semula hubungan, makna dan motivasi.
Bagi pekerja yang telah menunjukkan prestasi tinggi, berikan projek yang lebih mencabar, peluang memimpin dan pengiktirafan yang sewajarnya.
Apabila pekerja berkembang, gaya kepimpinan juga perlu berkembang.
Pemimpin yang berkesan bukan individu yang mempunyai satu gaya yang kuat. Pemimpin yang berkesan mampu menyesuaikan gaya berdasarkan keperluan semasa seseorang dan tugas yang sedang dilakukan.
Pemimpin Perlu Tegas Tanpa Menjatuhkan Maruah
Ketegasan dan rasa hormat boleh berlaku pada masa yang sama.
Pemimpin boleh menetapkan sasaran yang tinggi, menuntut akauntabiliti dan mengambil tindakan terhadap prestasi yang lemah tanpa menghina pekerja.
Arahan yang jelas membantu pekerja memahami perkara yang diharapkan. Bimbingan membantu mereka membina kemampuan. Cabaran baharu menghidupkan semula motivasi. Delegasi pula menunjukkan kepercayaan terhadap pekerja yang telah bersedia.
Tekanan hanya berguna apabila ia mempunyai batas, tujuan dan sokongan.
Tekanan yang berlebihan boleh mewujudkan ketakutan, menyembunyikan kesilapan dan merosakkan hubungan dalam pasukan.
Pemimpin Hebat Tahu Bila Perlu Mengarah dan Bila Perlu Berundur
Skill Will Matrix menunjukkan bahawa pemimpin tidak boleh mengurus semua pekerja dengan gaya yang sama.
Pekerja yang mempunyai kemahuan dan kemahiran rendah memerlukan arahan yang jelas serta pemantauan lebih dekat.
Pekerja yang mempunyai kemahuan tinggi tetapi kemahiran rendah perlu dibimbing agar semangat mereka berkembang bersama kemampuan.
Pekerja berkemahiran tinggi tetapi kurang bermotivasi perlu dilibatkan semula melalui cabaran, penghargaan dan peluang memberikan sumbangan yang lebih bermakna.
Pekerja yang mempunyai kemahiran serta kemahuan tinggi pula perlu diberikan kepercayaan, autonomi dan tanggungjawab lebih besar.
Kerangka ini bukan alat untuk menghukum atau melabel pekerja. Ia merupakan panduan untuk membantu pemimpin memberikan sokongan yang sesuai berdasarkan tugas dan keadaan semasa.
Kepimpinan yang baik bukan tentang menjadi tegas sepanjang masa atau sentiasa bersikap lembut.
Ia ialah kemampuan membaca keadaan, memahami manusia dan memilih pendekatan yang membantu setiap individu memberikan prestasi terbaik.
Nak tahu gaya kepimpinan yang sesuai mengikut tahap kemahiran dan kemahuan setiap pekerja?
Tonton episod penuh: Ramai Founder Jatuh Bukan Kerana Rugi Duit, Tapi Hilang Arah
Ada founder, CEO atau usahawan yang anda mahu kami jemput ke BuatSaja Podcast? Tinggalkan cadangan anda di ruangan komen atau hantar pencalonan tetamu kepada kami. Mungkin cadangan anda akan menjadi inspirasi untuk episod yang seterusnya.
