Ramai usahawan hanya menyerahkan dokumen kepada akauntan apabila hampir tarikh tutup akaun. Setahun penuh beroperasi tanpa mengetahui kedudukan kewangan sebenar dan baru sibuk mengira angka pada saat akhir.
Ini ibarat memandu kereta selama setahun tanpa pernah melihat meter minyak, meter suhu atau dashboard. Anda mungkin sampai ke destinasi, tetapi anda juga mungkin berhenti di tengah jalan tanpa amaran.
Kenapa Akaun Tahunan Sahaja Tidak Mencukupi?
Akaun tahunan memang diperlukan untuk tujuan pematuhan cukai dan pelaporan kepada SSM. Tetapi ia sepatutnya bukan satu-satunya masa anda melihat angka kewangan bisnes.
Apabila akaun hanya disediakan sekali setahun, beberapa perkara kritikal berlaku.
1. Kesilapan terkumpul selama berbulan-bulan.
Satu transaksi yang tersalah rekod pada bulan Januari mungkin hanya dikesan pada bulan Disember. Pada ketika itu, kesan kesilapan tersebut sudah berganda mungkin invois tidak dikeluarkan, bayaran tidak dikutip atau perbelanjaan tidak dituntut.
2. Anda tidak tahu sama ada bisnes sebenarnya untung atau rugi.
Jualan yang nampak tinggi tidak bermakna bisnes sedang untung. Kos operasi, gaji pekerja, bayaran pembekal dan komitmen lain mungkin sudah melebihi jualan tanpa anda sedari.
3. Anda tidak tahu produk mana yang memberikan margin terbaik.
Tanpa analisis berkala, anda mungkin terus menjual produk yang margin-nya nipis sambil mengabaikan produk yang sebenarnya lebih menguntungkan.
4. Anda tidak tahu sama ada kos operasi sudah terlalu tinggi.
Kos yang meningkat secara perlahan seperti kenaikan sewa, bil utiliti atau kos bahan mentah sering tidak disedari sehingga ia sudah menjejaskan keuntungan secara serius.
5. Anda tidak tahu berapa banyak tunai yang boleh digunakan dengan selamat.
Wang dalam bank bukan semuanya boleh dibelanjakan. Sebahagiannya mungkin perlu digunakan untuk cukai, gaji bulan depan atau bayaran pembekal. Tanpa laporan berkala, anda mungkin membelanjakan wang yang sebenarnya bukan milik bisnes.
Apa Yang Sepatutnya Dilakukan?
Akaun sepatutnya digunakan sebagai alat untuk membuat keputusan setiap bulan, bukan sekadar disiapkan setahun sekali untuk menghantar cukai.
1. Tutup Akaun Setiap Bulan
Pastikan semua jualan, belian dan perbelanjaan untuk setiap bulan direkod dan disemak sebelum bulan berikutnya bermula. Ini tidak perlu serumit penyata kewangan penuh sekurang-kurangnya, anda perlu tahu jumlah jualan, jumlah perbelanjaan dan baki tunai pada akhir setiap bulan.
2. Sediakan Laporan Untung Rugi Bulanan
Laporan Profit and Loss (P&L) bulanan menunjukkan sama ada bisnes anda menghasilkan keuntungan atau menanggung kerugian pada bulan tersebut. Dengan melihat P&L setiap bulan, anda boleh mengesan trend adakah keuntungan meningkat, menurun atau mendatar?
3. Pantau Cash Flow Secara Mingguan
Cash flow dan keuntungan adalah dua perkara yang berbeza. Bisnes boleh menunjukkan keuntungan di atas kertas tetapi kehabisan wang tunai untuk beroperasi. Pantau aliran wang masuk dan keluar secara mingguan untuk memastikan bisnes sentiasa mempunyai tunai yang mencukupi.
4. Bandingkan Prestasi Bulanan
Jangan sekadar melihat angka bulan semasa secara berasingan. Bandingkan dengan bulan sebelumnya dan bulan yang sama pada tahun lepas. Perbandingan ini membantu anda mengenal pasti corak musim, pertumbuhan atau kemerosotan.
5. Adakan Mesyuarat Kewangan Bulanan
Walaupun anda menguruskan bisnes seorang diri, luangkan masa setiap bulan untuk “bermesyuarat” dengan angka kewangan anda. Semak jualan, perbelanjaan, keuntungan, cash flow dan hutang pelanggan. Buat keputusan berdasarkan data, bukan perasaan.
Bagaimana Akaun Bulanan Mengubah Cara Anda Membuat Keputusan
Apabila anda mempunyai data kewangan yang segar dan tepat, keputusan bisnes menjadi lebih tajam. Anda tahu bila masa sesuai untuk mengambil pekerja baru. Anda tahu bila perlu mengurangkan kos. Anda tahu produk mana yang perlu ditolak lebih kuat dan mana yang perlu dikurangkan.
Yang paling penting, anda tidak lagi bergantung pada tekaan atau perasaan. Setiap keputusan disokong oleh angka yang nyata.
Akaun bukan dokumen untuk akauntan. Akaun adalah alat untuk founder. Bisnes yang sihat bukan bisnes yang hanya tahu angka jualan tetapi bisnes yang memahami keseluruhan gambaran kewangan setiap bulan.
Mula tutup akaun setiap bulan. Ia mungkin terasa membebankan pada awalnya, tetapi dalam beberapa bulan, anda akan menyedari betapa besarnya perbezaan yang ia buat terhadap cara anda menguruskan bisnes.
Ingin belajar cara membaca dan memahami laporan kewangan bisnes anda sendiri? Sertai program bimbingan kami untuk usahawan.
Kami sasarkan 1,000 bisnes capai RM1 juta pada 2026. Soalan dia satu saja adakah bisnes anda salah satunya?
Jika YA, kami sedia membantu untuk berikan anda Business Review. Tempah sekarang sesi Business Review bersama team FunnelEvo secara percuma!
Business Review adalah sesi khas untuk usahawan yang perlukan bimbingan rapat untuk capai jualan RM1 juta pertama hingga jualan RM10 juta!
