Timothy Tiah menggunakan AI untuk mengurangkan kos operasi Colony sehingga RM13,000 sebulan. Sebelum ini, jumlah tersebut dibayar kepada sebuah agensi pemasaran prestasi bagi menguruskan kempen digital syarikat.
Namun, penggunaan AI bukan sekadar membantu Tim Tiah menjimatkan kos pemasaran. Teknologi tersebut turut digunakan untuk memantau prospek, menghasilkan proposal jualan, menyediakan dokumen perjanjian serta menguruskan invois dan laporan kewangan syarikat.
Dalam perkongsiannya di BuatSaja Podcast, pengasas bersama Colony, itu mendedahkan bahawa beliau berjaya membina ejen AI sendiri walaupun tidak mempunyai latar belakang dalam bidang pengaturcaraan.
Berikut ialah cara Timothy Tiah menggunakan AI untuk mengautomasikan operasi Colony dan mengurangkan beban kerja pasukannya.
Timothy Tiah Menggunakan AI untuk Jimat Kos Agensi RM13,000
Antara perubahan paling besar yang dilakukan oleh Timothy Tiah ialah menamatkan khidmat agensi pemasaran luar yang sebelum ini menguruskan kempen digital Colony. Syarikat tersebut membayar sekitar RM13,000 sebulan kepada sebuah agensi pemasaran prestasi untuk menguruskan iklan di Google dan Facebook serta membantu mengoptimumkan SEO.
Kini, sebahagian besar tugasan tersebut diambil alih oleh ejen AI yang dibangunkan sendiri oleh Tim. Ejen AI itu disambungkan kepada API Google dan Meta untuk membaca data pengiklanan secara langsung. Sistem tersebut boleh menganalisis prestasi setiap kempen dan memberikan cadangan tentang iklan yang perlu ditambah bajet atau dihentikan.
AI tersebut juga boleh menilai prestasi bahan kreatif dan mencadangkan penambahbaikan bagi membantu memastikan kempen iklan sentiasa berada pada tahap optimum. Langkah ini membuktikan bagaimana Tim Tiah menggunakan AI bukan sekadar untuk mengikuti trend, tetapi untuk menyelesaikan masalah sebenar dalam operasi syarikat.
AI Membantu Colony Mengesan Prospek Terbiar
Prospek yang banyak tidak menjamin peningkatan jualan sekiranya pasukan gagal memberikan maklum balas dengan pantas. Colony menerima sekitar 500 hingga 600 prospek dalam tempoh sebulan. Sebelum sistem automasi dibina, terdapat prospek yang terlepas pandang atau tidak dihubungi semula oleh pasukan jualan. Keadaan tersebut menyebabkan sebahagian kos pengiklanan menjadi sia-sia kerana prospek yang telah diperoleh tidak melalui proses susulan yang sepatutnya.
Untuk menyelesaikan masalah ini, Tim membina bot AI yang disambungkan kepada WhatsApp dan Telegram syarikat. Bot tersebut memantau pangkalan data prospek secara automatik. Sekiranya terdapat prospek yang tidak menerima sebarang maklum balas melebihi 72 jam, sistem akan menghantar amaran melalui Telegram kepada pasukan berkaitan. Dengan sistem ini, pasukan jualan boleh mengenal pasti prospek yang masih belum dihubungi dan mengambil tindakan dengan segera. Pendekatan tersebut membantu Colony mengurangkan masalah prospek terbiar atau “lead wasted” yang sering menyebabkan pembaziran kos pemasaran.
Tim Tiah Automasi Proposal dan Dokumen Perjanjian
Penyediaan proposal jualan dan dokumen perjanjian secara manual biasanya mengambil masa yang panjang. Sebelum menggunakan AI, pasukan jualan perlu mengumpulkan maklumat pelanggan, menyediakan slaid pembentangan dan menghasilkan draf kontrak secara berasingan.
Kini, pekerja hanya perlu memasukkan butiran asas pelanggan ke dalam sistem. AI akan menghasilkan proposal jualan secara automatik sebelum menghantarnya terus kepada pelanggan melalui e-mel. Selepas pelanggan bersetuju, sistem tersebut akan menyediakan draf perjanjian perkhidmatan untuk ditandatangani secara elektronik.
Apabila dokumen selesai ditandatangani, sistem AI akan menghantarnya kepada pasukan operasi untuk tindakan seterusnya. Automasi ini membantu mempercepatkan proses jualan dan mengurangkan kebergantungan kepada kerja pentadbiran manual.
AI Menguruskan Invois dan Penyata Untung Rugi
Selain pemasaran dan jualan, Timothy Tiah turut menggunakan AI untuk membantu menguruskan tugasan kewangan syarikat. Beliau menyediakan sebuah folder khas dalam Google Drive untuk menyimpan invois dan resit perbelanjaan Colony. Ejen AI akan membaca dokumen yang dimasukkan ke dalam folder tersebut, mengenal pasti butiran berkaitan dan mengkategorikan setiap perbelanjaan secara automatik. Maklumat tersebut kemudiannya digunakan untuk membantu menyediakan Penyata Untung Rugi atau Profit and Loss Statement syarikat.
Untuk menghasilkan draf invois jualan baharu, Tim dan pasukannya juga tidak perlu membuka perisian perakaunan secara manual. Mereka hanya perlu menghantar arahan ringkas melalui Telegram atau WhatsApp. Ejen AI kemudiannya akan menyediakan invois berdasarkan maklumat yang diberikan.Walau bagaimanapun, setiap laporan dan dokumen kewangan masih perlu diperiksa oleh individu yang bertanggungjawab bagi memastikan ketepatan maklumat serta pematuhan kepada prosedur syarikat.
Timothy Tiah Menggunakan AI Bukan untuk Membuang Pekerja
Penggunaan AI dalam operasi Colony bukan bertujuan untuk menggantikan keseluruhan tenaga kerja manusia. Menurut Timothy Tiah, teknologi sepatutnya digunakan untuk membebaskan pekerja daripada tugasan pentadbiran yang berulang dan memakan masa. Apabila kerja seperti menganalisis iklan, memantau prospek, menyediakan proposal dan menguruskan dokumen dapat diselesaikan oleh AI, pasukan syarikat boleh memberikan lebih banyak perhatian kepada pelanggan.
Pekerja boleh menumpukan usaha kepada perkara yang memerlukan sentuhan manusia seperti berkomunikasi, membina hubungan, memahami keperluan pelanggan dan memberikan pengalaman perkhidmatan yang lebih baik. Strategi ini menunjukkan bahawa teknologi boleh menguruskan sistem, manakala manusia memberikan tumpuan kepada hubungan.
Pengajaran Daripada Strategi AI Timothy Tiah
Kisah Timothy Tiah membuktikan bahawa seseorang usahawan tidak semestinya perlu mempunyai latar belakang pengaturcaraan untuk mula menggunakan AI. Perkara paling penting ialah mengenal pasti masalah sebenar dalam operasi syarikat.
Usahawan boleh bermula dengan melihat tugasan yang berulang, proses yang mengambil masa terlalu lama dan bahagian operasi yang menyebabkan pembaziran kos. Selepas itu, AI boleh digunakan untuk membantu mengautomasikan proses tersebut secara berperingkat.
Kejayaan Timothy Tiah menggunakan AI untuk menjimatkan RM13,000 sebulan bukan sekadar tentang menggantikan sebuah agensi. Ia menunjukkan bagaimana teknologi boleh membantu syarikat mengawal kos, mengurangkan kebocoran jualan dan meningkatkan produktiviti pasukan. Namun, setiap sistem AI masih memerlukan pemantauan manusia bagi memastikan maklumat yang dihasilkan tepat, selamat dan sesuai dengan keperluan perniagaan.
Nak tahu lebih lanjut tentang Timothy Tiah“?
Tonton episod penuh: Timothy Tiah: Kenapa Nuffnang Dianggap Gagal Walaupun Exit RM70 Juta?
Ada founder, CEO atau usahawan yang anda mahu kami jemput ke BuatSaja Podcast? Tinggalkan cadangan anda di ruangan komen atau hantar pencalonan tetamu kepada kami. Mungkin cadangan anda akan menjadi inspirasi untuk episod yang seterusnya.
