Ramai usahawan mahu staf mereka buat kerja ikut sistem, tapi bila tanya mana SOP… masih belum ada! Hakikatnya, tanpa SOP yang jelas, bisnes anda akan sentiasa bergantung kepada ‘kepala’ staf, bukan sistem yang boleh diulang. Artikel ini akan tunjukkan cara paling mudah dan praktikal untuk bina SOP — dan ya, anda boleh gunakan ChatGPT untuk bantu percepat proses ini.
1. Fahami Aliran Kerja Sebenar Dalam Bisnes Anda
SOP (Standard Operating Procedure) bukan dokumen teori semata-mata. Ia mesti berpandukan kepada apa yang benar-benar berlaku dalam syarikat anda setiap hari. Mulakan dengan memahami keseluruhan proses kerja — dari awal pelanggan masuk hingga produk dihantar atau servis selesai.
2. Guna Rangka MSOP Untuk Mudahkan Penyusunan
- Pecahkan aktiviti bisnes anda kepada 4 kategori utama berikut:
- Marketing (Pemasaran): Aktiviti seperti buat iklan, urus media sosial, kumpul database.
- Sales (Jualan): Cara layan prospek, follow up, closing, dan urus bayaran.
- Operation (Operasi): Segala urusan dalaman – urus staff, jadual, pengurusan dokumen.
- Production (Penghasilan): Proses sediakan produk atau servis – dari mula hingga siap dihantar.
- Setiap kategori ini perlukan SOP tersendiri kerana melibatkan proses dan orang yang berbeza.
3. Libatkan Team Dalam Proses Penyusunan
SOP bukan kerja seorang bos sahaja. Ajak team yang terlibat untuk duduk berbincang dan senaraikan semua tugas mereka – sama ada harian, mingguan atau bulanan. Gunakan cara mudah seperti:
- Sticky notes
- Papan putih
- Google Sheets / Notion / Trello
- Ini akan bantu anda lihat keseluruhan gambar dengan lebih jelas.
4. Simplify the Process – Kurangkan Proses Yang Tak Perlu
Lepas semua proses dikumpul, tapis dan kemaskan. Tanda proses yang:
- Bertindih
- Tidak penting
- Terlalu panjang atau kompleks
- Tujuan utama SOP adalah memudahkan kerja, bukan menjadikannya lebih rumit.
5. Format Lengkap SOP Yang Ideal
Setiap SOP yang anda hasilkan perlu mengandungi:
- Tajuk dan tujuan SOP: Contoh: SOP Urus Closing Pelanggan WhatsApp
- Langkah demi langkah pelaksanaan: Apa yang perlu dibuat dulu, kemudian, dan seterusnya.
- Siapa yang bertanggungjawab: Jawatan atau nama staf.
- Dokumen/peralatan digunakan: Contoh: borang, sistem POS, template mesej.
6. Gunakan ChatGPT Untuk Hasilkan Draf SOP Dengan Lebih Cepat
Anda boleh gunakan ChatGPT sebagai “penolong kanan” anda. Tapi syaratnya, anda perlu beri info yang jelas dan spesifik, seperti:
- Jenis bisnes anda
- Proses apa yang anda nak buat SOP
- Langkah-langkah umum yang sudah anda kenal pasti
Contoh arahan kepada ChatGPT:
“Saya ada bisnes spa kecantikan. Nak buat SOP untuk proses sambut pelanggan walk-in. Langkahnya: greet, ambil data, kenal pasti servis, bawa ke bilik rawatan.”
Dari situ, ChatGPT boleh bantu strukturkan draf lengkap SOP dengan format yang betul.
SOP adalah nadi sistem bisnes yang stabil. Tanpa SOP, anda hanya bergantung pada memori dan pengalaman staf. Tapi dengan SOP, semua kerja jadi lebih tersusun, mudah diajar, dan mudah diperbaiki. Jangan takut untuk mula dengan simple, asalkan anda mula. Dan gunakan teknologi seperti ChatGPT untuk bantu lajukan proses.
“SOP bukan tanda anda cerewet – tapi bukti anda serius nak besarkan bisnes dengan sistem.”
Sesi ini adalah sedutan sesi soal jawab bersama certified trainer FunnelEvo Tuan Fudzail, Company Management Specialist.
Serius nak FunnelEvo bantu anda grow bisnes? Kami sedia membantu untuk berikan anda Business Review. Berminat?
Daftar sekarang sesi Business Review bersama team FunnelEvo secara percuma!
Business Review adalah sesi khas untuk usahawan yang perlukan bimbingan rapat untuk capai jualan RM1 juta pertama hingga jualan RM10 juta!
