Ramai usahawan takut nak serahkan urusan akaun bank syarikat kepada staf, risau duit lesap, staf salah guna kuasa, atau berlaku penyelewengan. Tapi sampai bila kita nak buat semua benda sendiri.
Dengan sistem yang betul, anda boleh serah tanggungjawab tanpa risau.
Berikut ialah langkah selamat untuk beri kepercayaan kepada staf urus akaun bank syarikat:
1. Gunakan Sistem “Maker & Checker”
Sistem ini wujud untuk memastikan ada kawalan dua peringkat dalam setiap transaksi kewangan syarikat.
- Maker: Staf yang bertanggungjawab untuk masukkan butiran transaksi, contohnya bayaran kepada pembekal, gaji staf, atau bil utiliti. Tetapi maker tidak boleh meluluskan sebarang transaksi.
- Checker: Biasanya pemilik syarikat atau pengurus kewangan yang mempunyai kuasa untuk semak dan luluskan transaksi yang dimasukkan oleh maker.
Sistem ini sangat berkesan untuk elakkan penipuan dalaman kerana setiap transaksi perlukan dua orang untuk diluluskan.
2. Pastikan Akaun dan Akses Diasingkan
Jangan sesekali kongsikan ID dan kata laluan akaun bank anda kepada staf.
- Maker hanya guna login khas mereka sendiri.
- Checker pula guna login berasingan untuk meluluskan pembayaran.
- Ini mengelakkan staf daripada boleh buat dan lulus transaksi serentak.
3. Gunakan Platform Perbankan yang Menyokong Sistem Ini
Contoh terbaik ialah CIMB Biz Channel.
- Platform ini menyokong sistem maker-checker dengan keselamatan yang tinggi.
- Sesuai digunakan oleh syarikat enterprise dan SME yang mahu urus aliran tunai secara profesional.
4. Wujudkan Prosedur & SOP Dalaman
Jangan hanya bergantung kepada sistem digital.
- Wujudkan dokumen SOP yang jelas mengenai siapa yang pegang peranan maker dan checker.
- Semua transaksi mesti direkod dalam sistem perakaunan, dilaporkan bulanan dan diaudit secara dalaman.
5. Beri Latihan & Kepercayaan Bertahap
Mulakan dengan tugasan kecil dahulu. Apabila staf menunjukkan kejujuran dan prestasi baik, baru tambah tanggungjawab mereka.
- Jangan terus serah semuanya sekaligus.
- Kepercayaan dibina, bukan diberi secara membuta tuli.
Memberi kepercayaan kepada staf bukan bermaksud menyerah bulat-bulat. Ia perlu diiringi dengan sistem kawalan yang berkesan, seperti sistem maker-checker. Dengan cara ini, anda boleh fokus membina bisnes, dan staf pula dapat berkembang dalam peranan masing-masing – sambil keselamatan kewangan syarikat tetap terjaga.
Nak urus syarikat secara profesional, bermula dengan sistem yang betul.
Perkongsian ini dipetik dari sesi Khas Amazing Breakfast Madam Fyka, Pakar Urus Akaun bersama anak didik FunnelEvo President Prime, President dan Mastermind.
Nak Bisnes Anda Terus Berkembang? FunnelEvo Ada Jawapannya!
Serius nak capai jualan RM1 juta pertama hingga RM10 juta?
Kami di FunnelEvo sedia membantu anda dengan Business Review yang khas untuk usahawan seperti anda. Inilah peluang untuk dapatkan bimbingan eksklusif dari pakar-pakar kami yang sudah terbukti berjaya!
Apa yang anda dapat?
- Sesi Business Review PERCUMA!
- Panduan langkah demi langkah untuk melonjakkan jualan.
- Teknik dan strategi untuk meningkatkan hasil bisnes secara konsisten.
Berminat?
Jangan lepaskan peluang ini! Daftar sekarang untuk sesi Business Review secara percuma bersama team FunnelEvo. Cuma beberapa langkah sahaja lagi untuk bisnes anda berkembang lebih pesat!
