5 Cara Menguruskan Staf yang Tidak Mematuhi Arahan Kerja Ketika Bekerja Dari Rumah!

Bekerja dari rumah (Work From Home, WFH) boleh menjadi penyelesaian yang fleksibel dan produktif, tetapi ia juga datang dengan cabaran. Berikut adalah beberapa drama yang biasa berlaku apabila membenarkan staf WFH, serta cara untuk menyelesaikannya:

Drama #1: Staf tidak fokus atau kurang produktiviti.

Ada staf yang mungkin terganggu oleh suasana rumah seperti keluarga, anak-anak, atau persekitaran yang tidak kondusif.

Penyelesaian:

1. Tetapkan KPI yang Jelas: Fokus pada hasil kerja, bukan masa yang dihabiskan. Setiap staf perlu tahu apa tugas dan tarikh akhir mereka.
2. Adakan Check-In Harian: Mulakan hari dengan mesyuarat ringkas (5-10 minit) untuk memastikan semua orang berada di landasan yang betul.
3. Beri Sokongan: Pastikan mereka mempunyai alat dan sumber yang mencukupi untuk bekerja, seperti akses kepada internet yang stabil atau perisian kerja.

Drama #2: Kurang komunikasi dan koordinasi.

WFH boleh menyebabkan salah faham atau kurangnya hubungan antara staf, terutama jika tiada saluran komunikasi yang jelas.

Penyelesaian:

1. Gunakan Alat Komunikasi Berkesan: Gunakan platform seperti Slack, Microsoft Teams, atau WhatsApp untuk memastikan komunikasi kekal lancar.
2. Tetapkan Masa Komunikasi: Elakkan mesej di luar waktu kerja kecuali kecemasan untuk menjaga keseimbangan kerja-kehidupan.
3. Adakan Mesyuarat Mingguan: Sesi video untuk semakan kemajuan dan mengekalkan hubungan mesra antara staf.

Drama #3: Kerisauan majikan tentang kejujuran staf.

Majikan mungkin bimbang sama ada staf betul-betul bekerja atau sekadar ‘hilang’ semasa waktu kerja.

Penyelesaian:

1. Gunakan Sistem Pemantauan: Alat seperti Trello, Asana, atau ClickUp boleh digunakan untuk memantau kemajuan kerja tanpa perlu terlalu mengawal.
2. Fokus Pada Keputusan: Jika kerja selesai mengikut masa dan berkualiti, jangan terlalu bimbang tentang cara mereka melakukannya.
3. Bina Kepercayaan: Tunjukkan kepercayaan kepada staf, tetapi berikan maklum balas jika berlaku masalah.

Drama #4: Cabaran teknikal.

Ada staf yang mungkin menghadapi masalah teknikal seperti perisian tidak berfungsi, internet perlahan, atau kekurangan alat yang sesuai.

Penyelesaian:

1. Sediakan Bantuan Teknikal: Pastikan ada staf IT yang boleh membantu menyelesaikan masalah dengan cepat.
2. Beri Elaun Alat: Jika mampu, sediakan elaun untuk membeli peralatan seperti kerusi kerja, meja, atau sambungan internet yang baik.
3. Pastikan Backup: Pastikan semua data dan kerja boleh diakses melalui cloud untuk mengelakkan gangguan.

Drama #5: Burnout kerana kurang pemisahan kerja dan peribadi.

Staf WFH mungkin mengalami tekanan kerana sukar membezakan antara kerja dan kehidupan peribadi.

Penyelesaian:

1. Tetapkan Waktu Kerja Jelas: Pastikan waktu kerja dan waktu rehat dihormati.
2. Berikan Sokongan Mental: Adakan sesi motivasi atau perkhidmatan kaunseling jika diperlukan.
3. Galakkan Rehat: Ingatkan staf tentang kepentingan rehat untuk menjaga produktiviti dan kesihatan mental.

Drama #6: Kurang rasa kebersamaan dalam pasukan.

WFH boleh membuatkan staf merasa terasing atau kurang semangat untuk bekerja dalam pasukan.

Penyelesaian:

1. Adakan Aktiviti Virtual: Contohnya, sesi kahoot, quiz, atau kopi santai secara dalam talian.
2. Sambut Pencapaian: Raikan pencapaian pasukan untuk mengekalkan motivasi.
3. Adakan Sesi Bersemuka Secara Berkala: Jika boleh, buat mesyuarat fizikal atau team building setiap beberapa bulan.

Dengan komunikasi yang jelas, sistem yang teratur, dan kepercayaan antara majikan dan staf, cabaran WFH boleh diatasi dan memberi manfaat besar kepada syarikat.

Dalam era moden, bekerja dari rumah (WFH) telah menjadi kebiasaan bagi banyak organisasi. Walau bagaimanapun, cabaran baru muncul apabila sesetengah pekerja tidak mematuhi arahan kerja yang telah ditetapkan. Ini boleh menjejaskan produktiviti syarikat jika tidak ditangani dengan baik. Berikut adalah beberapa langkah praktikal untuk menguruskan isu ini.

1. Sediakan Handbook Pekerja yang Jelas dan Lengkap.

Handbook pekerja adalah dokumen penting yang menjelaskan polisi syarikat, termasuk garis panduan untuk bekerja dari rumah. Pastikan handbook ini:

• Menyatakan tanggungjawab pekerja secara jelas.
• Mengandungi maklumat tentang etika kerja, waktu bekerja, dan cara melaporkan kemajuan kerja.
• Dikemaskini secara berkala untuk menyesuaikan dengan situasi semasa.

2. Pastikan Ada SOP Kerja.

Standard Operating Procedure (SOP) adalah panduan langkah demi langkah untuk melaksanakan tugas dengan betul. SOP yang baik haruslah:

• Menggariskan tugas utama yang perlu diselesaikan oleh pekerja.
• Menjelaskan keperluan laporan harian atau mingguan.
• Menyertakan cara mengukur prestasi kerja, seperti KPI atau metrik tertentu.

Dengan adanya SOP yang jelas, pekerja dapat memahami apa yang diharapkan daripada mereka.

3. Lakukan Penguatkuasaan Melalui HR atau Pengurus.

Penguatkuasaan adalah elemen penting untuk memastikan pekerja mematuhi arahan kerja. Pengurus atau HR perlu:

• Memantau kemajuan kerja secara berkala.
• Menyediakan platform komunikasi yang terbuka untuk menyelesaikan sebarang isu.
• Bertindak tegas tetapi adil terhadap pekerja yang melanggar peraturan.

4. Berikan Amaran Bertulis Jika Terdapat Pelanggaran Tugas.

Jika pekerja terus gagal mematuhi arahan kerja:

• Berikan amaran lisan terlebih dahulu.
• Jika masalah berulang, keluarkan amaran bertulis yang merinci pelanggaran yang dilakukan.
• Nyatakan tindakan yang akan diambil jika masalah tidak diperbaiki, seperti pemotongan gaji atau penamatan kontrak.

5. Buat Sesi Follow-Up dan Dokumentasikan.

Setiap perbincangan dengan pekerja perlu didokumentasikan untuk rujukan masa hadapan. Dalam sesi follow-up:

• Dengarkan penjelasan pekerja tentang masalah yang dihadapi.
• Bantu mereka mencari penyelesaian jika perlu, seperti memberikan latihan tambahan.
• Rekodkan semua tindakan yang diambil, termasuk tarikh dan keputusan yang dicapai.

Menguruskan pekerja yang tidak mematuhi arahan kerja semasa WFH memerlukan pendekatan yang tegas dan berstruktur. Dengan menyediakan handbook pekerja, SOP yang jelas, dan penguatkuasaan yang konsisten, organisasi dapat memastikan pekerja memahami tanggungjawab mereka. Selain itu, komunikasi yang berterusan dan tindakan tegas terhadap pelanggaran akan membantu mengekalkan disiplin dan produktiviti dalam pasukan.

Nota : Sesi ini adalah sedutan sesi soal jawab bersama certified trainer FunnelEvo Tuan Fudzail, Company Management Specialist.

Nak dapatkan lebih banyak ilmu dan tips bisnes? Pastikan anda daftar ke daftar di amazingfounder.com sekarang! Jangan bertangguh lagi usahawan.

Jumpa di Amazing Founder!